Access und Excel ablösen

Access-Datenbank oder Excel-Liste ablösen, ohne den Betrieb anzuhalten

Aus der gewachsenen Access-Datenbank oder der geteilten Excel-Datei wird eine Anwendung im Browser, mit allen Datensätzen. Excel lässt mehrere Leute eine Datei in OneDrive oder SharePoint gleichzeitig bearbeiten, nur nicht mit jeder Funktion. Für eine Liste reicht das; für Rechte je Rolle, Freigaben, verknüpfte Tabellen und einen Verlauf jeder Änderung nicht.

Erstgespräch vereinbaren Ablauf und Preis

Umstieg im laufenden Betrieb

Jeder Datensatz kommt mit, und das Protokoll zeigt es

Alle Datensätze, gezählt und gegengeprüft

Wir zählen jede Tabelle und jedes Blatt vor der Übernahme und dieselben Datensätze danach in der neuen Anwendung. Weicht eine Zahl ab, klären wir das vor dem Stichtag. Das Ergebnis steht im Übernahmeprotokoll, das Sie behalten.

Die Logik wird neu gebaut, nicht kopiert

Formeln, Abfragen und Makros übernehmen wir nicht als Code, sondern bilden sie als Regeln in der neuen Anwendung ab und testen sie mit Ihren Daten. So prüft jemand, was die alte Lösung eigentlich gerechnet hat.

Probebetrieb bis zur Abnahme, dann ein Stichtag

Bis zur Abnahme arbeitet Ihr Team in Access oder Excel weiter und probiert die neue Anwendung mit einer Kopie der Daten aus. Welche Berichte mitkommen, ist in der Prozessaufnahme festgelegt. Am vereinbarten Stichtag übernehmen wir den letzten Stand, ab dann gilt die neue Anwendung.

Danach

Derselbe Auftrag, jetzt mit Freigabe und Verlauf

Ihre Nummern und Begriffe bleiben

Auftragsnummern, Kundennummern und Feldnamen übernehmen wir, wie Ihr Team sie kennt. Wer jahrelang mit der alten Lösung gearbeitet hat, findet sich am ersten Tag zurecht.

Alle arbeiten gleichzeitig, jeder mit seinen Rechten

Keine gesperrte Datei und keine Kopie mit „final“ im Namen: Alle arbeiten im selben Bestand, im Büro, in der Halle oder unterwegs. Wer was sehen, ändern und freigeben darf, legen Sie je Rolle fest, und jede Änderung steht im Verlauf.

Auswerten wie gewohnt in Excel

Jede Liste lässt sich als Excel-Datei ausgeben. Pivot-Tabellen und eigene Auswertungen bauen Sie weiter selbst, nur die Eingabe läuft über die Anwendung. Betrieb und Sicherung übernehmen wir auf Wunsch, siehe Hosting & Betrieb.

Zur Individualsoftware

Auftrag · Nr. 21-0457

KundeKd.-Nr. 20 117

HerkunftAccess, Tabelle Aufträge

LieferterminFr 13.11.

Zählprotokollenthalten

Aufträge

Nr. 21-0457Freigabe offenGehäuse, 40 Stück
Nr. 21-0458neuErsatzteile

Anzeichen

Woran Sie merken, dass die Lösung zu klein geworden ist

Access und Excel waren oft die richtige Wahl, als sie eingeführt wurden. Typisch sind diese Anzeichen, wenn der Betrieb darüber hinausgewachsen ist.

Sachbearbeiterin einer Hausverwaltung zwischen Aktenordnern und Bildschirm

Wer die Datenbank gebaut hat, ist nicht mehr im Haus
Typisch ist eine Access-Anwendung, die vor Jahren entstanden ist und seitdem mitläuft. Änderungen traut sich niemand zu, und jede Frage zur Logik endet mit „das war schon immer so“.
Die Datei ist gerade von jemand anderem geöffnet
Wer eintragen will, wartet oder legt eine Kopie an. Am Monatsende gibt es drei Fassungen derselben Liste, und jemand führt sie von Hand zusammen.
Nach einem Update läuft etwas nicht mehr
Eine neue Office- oder Windows-Version, und ein Makro, ein Formular oder ein Verweis auf eine andere Datei funktioniert nicht mehr wie gewohnt. Bis es wieder geht, wird auf Papier gearbeitet.
Aus der Halle oder von unterwegs kommt niemand heran
Die Datenbank liegt auf dem Netzlaufwerk im Büro. Was draußen passiert, wird notiert und später abgetippt, oft vom selben Menschen, der es schon einmal aufgeschrieben hat.
Dieselben Daten werden ein zweites Mal eingegeben
Aufträge aus der Liste tippt jemand zusätzlich ins ERP oder in die Buchhaltung. Wie beide Systeme verbunden werden, steht unter ERP-Anbindung.

Übersicht

Was aus welchem Teil Ihrer Lösung wird

Die Daten ziehen vollständig um. Formeln und Makros bilden wir als Regeln neu ab, statt sie zu kopieren.

In Access oder Excel

Danach

Tabellen und Blätter

Eine gemeinsame Datenbank mit allen Datensätzen, gezählt im Übernahmeprotokoll

Formulare und Eingabemasken

Eingabemasken im Browser, mit Pflichtfeldern und Prüfung bei der Eingabe

Formeln, Abfragen und Makros

Regeln in der Anwendung, neu gebaut und mit Ihren Daten getestet

Berichte

Die in der Prozessaufnahme festgelegten Berichte, als Ansicht oder PDF

Auswertungen

Auswertungen in der Anwendung, dazu die Ausfuhr nach Excel

Ordnerrechte im Netzlaufwerk

Rechte je Rolle und ein Verlauf jeder Änderung

Ablauf und Preis

Sie arbeiten weiter, bis die neue Anwendung abgenommen ist

Den Festpreis erhalten Sie je Ausbaustufe vor Arbeitsbeginn. Er hängt vor allem an der Zahl der Tabellen und Formulare, an der Logik in Formeln und Makros, an den Berichten und daran, wie sauber die Altdaten sind. Endpreise, kein Umsatzsteuerausweis (Kleinunternehmer nach § 19 UStG).

Erstgespräch

Telefon oder Video · kostenlos

Sie zeigen uns die Datenbank oder Liste am Bildschirm und schildern, wo es hakt. Sie erfahren, ob sich der Umstieg lohnt und mit welchem Teil er beginnen würde.

Prozessaufnahme

Ihr Aufwand: 1–2 Tage mit den Beteiligten

Wir sehen uns Tabellen, Formulare, Makros und Berichte an und sprechen vor Ort mit denen, die täglich damit arbeiten. Sie erhalten die Liste der übernommenen Berichte sowie Umfang und Festpreis der ersten Ausbaustufe. Die Aufnahme kostet ab 1.900 € und wird bei Beauftragung angerechnet.

Prototyp mit Ihren Daten

Drei Wochen nach der Prozessaufnahme

Die erste Ausbaustufe zum Durchklicken, gefüllt mit einer Probeübernahme Ihrer echten Datensätze samt Zählprotokoll. Ihr Team arbeitet in der alten Lösung weiter und probiert nebenher aus.

Abnahme und Stichtag

Ergebnis: das Protokoll der abschließenden Übernahme

Nach der Abnahme legen Sie den Stichtag fest. An ihm übernehmen wir den letzten Stand, zählen erneut gegen, und ab dann arbeitet Ihr Team in der neuen Anwendung.

Fragen

Häufige Fragen zum Ablösen von Access und Excel

Der Entwickler unserer Access-Datenbank ist nicht mehr da. Geht das trotzdem?

Ja, dafür brauchen wir die Datei selbst und die Menschen, die damit arbeiten. Tabellen, Abfragen, Formulare und Makros lesen wir aus der Datenbank heraus; was damit gemeint war, klären wir in der Prozessaufnahme mit Ihrem Team. Liegt nur eine geschützte Fassung ohne Quelltext vor, bleiben die Daten lesbar, und die Regeln erschließen wir aus der Bedienung.

Können wir während des Umstiegs weiterarbeiten?

Ja, bis zur Abnahme arbeiten Sie wie gewohnt in Access oder Excel. Die neue Anwendung probiert Ihr Team mit einer Kopie der Daten aus. Am vereinbarten Stichtag übernehmen wir den letzten Stand einmal vollständig; beide Systeme laufen danach nicht nebeneinander weiter, sonst müsste jeder Eintrag doppelt gepflegt werden.

Können wir danach weiter mit Excel auswerten?

Ja, jede Liste und jede Auswertung lässt sich als Excel-Datei ausgeben. Pivot-Tabellen und eigene Diagramme bauen Sie wie bisher. Nur die Eingabe läuft über die Anwendung, damit es einen gültigen Stand gibt.

Warum keine fertige Software statt einer eigenen Anwendung?

Weil gewachsene Access- und Excel-Lösungen meist genau das abbilden, was fertige Software nicht kennt: Ihre Sonderfälle, Ihre Nummernkreise, Ihre Berichte. Eine eigene Anwendung übernimmt Ihre Daten und diese Regeln, statt Ihren Ablauf an ein fremdes Programm anzupassen. Lizenzgebühren je Nutzer gibt es nicht, die Anwendung gehört Ihnen.

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Alexander Riesenweber

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