ERP-Anbindung

ERP anbinden, damit niemand Daten zweimal eintippt

Wir verbinden Ihr ERP mit Shop, Kundenportal, Buchhaltung und eigener Software, damit Aufträge, Artikel und Belege einmal erfasst und automatisch weitergegeben werden. Die meisten Systeme haben dafür eine Schnittstelle, also einen vorgesehenen Weg, über den Programme Daten austauschen. Die Arbeit liegt darin, was darüber fließt und was passiert, wenn eine Übergabe scheitert.

Einmal eingeben

Ein Auftrag wird einmal erfasst und kommt überall an

Aus dem Shop oder Portal direkt ins ERP

Bestellungen aus dem Shop, etwa Shopware, oder aus dem Kundenportal kommen als Auftrag im ERP an, mit Kundennummer, Artikeln und Mengen. Niemand tippt sie ab, und Bestand und Rechnung laufen von dort weiter.

Mit den Systemen, die Sie schon haben

Wir binden an, was bei Ihnen läuft, zum Beispiel SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, weclapp oder Sage, für die Buchhaltung etwa DATEV, Lexware oder sevDesk. Welcher Weg bei Ihrem System vorgesehen ist, klären wir vor dem Festpreis.

Für jede Angabe ein führendes System

Wir legen fest, wo jede Angabe gepflegt wird: Preise und Bestände im ERP, Bestellungen im Shop, Buchungen in der Buchhaltung. So widersprechen sich zwei Systeme nicht, und jeder weiß, wo er etwas ändert.

Fehlerfälle

Scheitert eine Übergabe, meldet die Anbindung es

Kein Auftrag verschwindet still

Lehnt das ERP einen Datensatz ab, etwa weil eine Artikelnummer fehlt, hält die Anbindung ihn fest und meldet den Grund an die zuständige Stelle bei Ihnen. Niemand erfährt erst durch die Nachfrage des Kunden davon.

Wiederholt, sobald die Ursache behoben ist

Ist der Fehler behoben, wird die Übergabe wiederholt. Jede Übergabe trägt eine eindeutige Nummer, damit ein wiederholter Auftrag nicht doppelt ankommt.

Jede Übergabe im Protokoll

Was wann von wo nach wo übergeben wurde, steht im Protokoll. Bei einer Rückfrage sehen Sie dort nach, statt in zwei Systemen zu suchen.

Datenflüsse

Welche Daten fließen

Meist sind es drei oder vier dieser Flüsse. Welche es bei Ihnen sind, legen wir in der Prozessaufnahme fest.

Wareneingang bei einem Großhändler: Ein Mitarbeiter prüft den Lieferschein zu einer angelieferten Palette
  • Aufträge und Bestellungen

    Aus Shop, Kundenportal oder Außendienst ins ERP. Zurück kommen Auftragsbestätigung und Lieferstand, damit der Kunde sie im Portal sieht.

  • Artikel, Preise und Bestände

    Vom ERP in Shop, Portal und Angebotserstellung. Dort steht dann der aktuelle Preis und der echte Bestand statt einer Liste vom Monatsanfang.

  • Kunden und Ansprechpartner

    Einmal angelegt, in allen Systemen gleich. Ändert sich eine Anschrift, wird sie dort geändert, wo sie geführt wird, und überall nachgezogen.

  • Rechnungen und Buchungsdaten

    Vom ERP oder Ihrer Anwendung an die Buchhaltung, etwa DATEV, Lexware oder sevDesk. Kommen Eingangsrechnungen als PDF oder Papier, liest sie eine KI aus, siehe Belege auslesen.

  • Zeiten und Leistungen

    Aus Zeiterfassung oder Einsatzplanung in die Abrechnung. Was auf der Baustelle oder beim Kunden erfasst wurde, landet ohne Abschreiben auf der Rechnung.


Ablauf und Preis

Sie sehen die erste Übergabe laufen, bevor alles angebunden ist

Den Festpreis der Anbindung erhalten Sie vor Arbeitsbeginn. Er hängt vor allem an der Zahl der Systeme und Datenflüsse, daran, was Ihr ERP für den Datenaustausch vorsieht, und an den Sonderfällen bei Artikeln, Preisen und Kunden. Endpreise, kein Umsatzsteuerausweis (Kleinunternehmer nach § 19 UStG).

Erstgespräch

Telefon oder Video · kostenlos

Sie sagen, welche Systeme Sie nutzen und wo heute abgetippt wird. Sie erfahren, welcher Weg bei Ihrem ERP vorgesehen ist und welche Übergabe zuerst dran wäre.

Prozessaufnahme

Ihr Aufwand: 1–2 Tage mit den Beteiligten

Wir sehen uns vor Ort die Systeme und die Arbeit dazwischen an und legen fest, welche Daten in welche Richtung fließen und welches System führt. Sie erhalten Umfang und Festpreis der Anbindung. Die Aufnahme kostet ab 1.900 € und wird bei Beauftragung angerechnet.

Prototyp der Anbindung

Drei Wochen nach der Prozessaufnahme

Die wichtigste Übergabe läuft mit Ihren echten Daten in einer Testumgebung, samt Fehlermeldung. Ihr Team prüft, ob die Aufträge so im ERP ankommen, wie es sie braucht.

Betrieb der Anbindung

Ergebnis: eine Meldung, wenn eine Übergabe scheitert

Im laufenden Betrieb überwachen wir die Übergaben und prüfen die Anbindung nach angekündigten Updates Ihres ERP. Bei einer Störung melden wir uns werktags von 8 bis 18 Uhr in der Frist Ihrer Betriebsstufe: Basis, Standard oder Plus.

Fragen

Häufige Fragen zur ERP-Anbindung

Unser ERP-Anbieter sagt, eine Anbindung sei nicht vorgesehen. Was dann?

Dann gibt es meist trotzdem einen Weg, nur keinen fertigen. Viele Systeme können Daten als Datei ausgeben und einlesen, die eine Anbindung zu festen Zeiten abholt und ablegt; manchmal ist der vorgesehene Weg auch ein Zusatzmodul Ihres Anbieters. Was bei Ihrem System geht, klären wir, bevor Sie einen Festpreis bekommen.

Was passiert, wenn unser ERP ein Update bekommt?

Betreiben wir die Anbindung, prüfen wir sie nach angekündigten Updates Ihres ERP und melden uns, wenn etwas anzupassen ist. Scheitert danach eine Übergabe, meldet die Überwachung das zuerst uns; Sie hören werktags zwischen 8 und 18 Uhr innerhalb der Frist Ihrer Betriebsstufe von uns. Der Auftrag bleibt bis dahin in der Anbindung festgehalten.

Müssen wir dafür unser ERP wechseln?

Nein, wir binden an das System an, das Sie heute nutzen. Ihre Daten, Ihre Nummernkreise und Ihre Arbeitsweise im ERP bleiben, wie sie sind. Kommt später ein Wechsel, wird nur die Anbindung umgestellt, nicht Shop, Portal oder Ihre eigene Software.

Warum keine fertige Verbindung von der Stange?

Weil eine fertige Verbindung zwei Programme so verbindet, wie sein Hersteller es vorgesehen hat, und Ihre Sonderfälle oft nicht kennt: Staffelpreise, Varianten, abweichende Lieferadressen, eigene Nummernkreise. Eine eigene Anbindung bildet genau diese ab, meldet Fehler an die zuständige Stelle und wächst mit, wenn ein drittes System dazukommt. Den Quellcode erhalten Sie wie bei jeder Anwendung von uns.

Sagen Sie uns, wo heute doppelt eingegeben wird

Porträt von Alexander Riesenweber, Ansprechpartner bei alritech

Alexander Riesenweber

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