Belege auslesen

Rechnungen und Lieferscheine automatisch auslesen und abgleichen

Die Anwendung liest Rechnungen und Lieferscheine aus, legt jede Rechnung neben Bestellung und Lieferschein und gibt geprüfte Belege an Ihre Buchhaltung weiter. E-Rechnungen bringen ihre Daten schon mit und werden direkt übernommen; ausgelesen wird, was weiter als Papier oder PDF kommt.

Erstgespräch vereinbaren Ablauf und Preis

Auslesen

Rechnungen erfassen, ohne sie abzutippen

Papier, PDF und Foto in einem Eingang

Scans vom Kopierer, PDFs aus dem Postfach, Fotos vom Telefon: Die Anwendung liest Rechnungsnummer, Bestellbezug, Positionen, Beträge und Steuersätze und legt einen Entwurf an. Zu jedem Wert sehen Sie die Stelle im Beleg, aus der er stammt.

E-Rechnungen ohne Umweg über die KI

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung als strukturierter Datensatz, in Deutschland meist im Format XRechnung (nur Daten) oder ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten Daten). Diese Daten übernimmt die Anwendung direkt; die KI liest nur, was als Papier oder einfaches PDF hereinkommt.

Ein Stapel wird zu einzelnen Belegen

Wer zwanzig Belege in einem Durchgang einscannt, bekommt zwanzig Entwürfe: Die Anwendung erkennt, wo ein Beleg endet und der nächste beginnt. Ist eine Trennung unsicher, legt sie sie zur Prüfung vor, statt zu raten.

Abgleich

Bestellung, Lieferschein und Rechnung stimmen, bevor gebucht wird

Beim sogenannten Dreierabgleich wird jede Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein gelegt: Wurde berechnet, was bestellt war, und kam an, was berechnet wird?

Mengen und Preise Position für Position

Die Anwendung sucht zur Rechnung die Bestellung und den Lieferschein heraus und vergleicht Artikel, Menge und Preis. Was übereinstimmt, steht für die Buchung bereit.

Abweichungen stehen oben, mit allen drei Belegen

Weniger geliefert als berechnet, ein anderer Preis als bestellt, eine Rechnung zum zweiten Mal: Die Abweichung ist markiert, die drei Belege liegen nebeneinander. Geklärt wird vor der Buchung, nicht erst bei der Monatsabstimmung.

Teillieferungen bleiben im Blick

Kommt eine Bestellung in mehreren Lieferungen, führt die Anwendung die offenen Mengen mit, bis alles geliefert und berechnet ist. So fällt auch eine Rechnung für Ware auf, die noch gar nicht da ist.

Vom Stapel zur Buchung

Was mit jedem Beleg geschieht

Vier Schritte, bis ein Beleg geprüft in Ihrer Buchhaltung liegt. Ihr Team sieht nur, was eine Entscheidung braucht.

Trennen und sortieren
Rechnung, Lieferschein, Gutschrift oder Mahnung: Die Anwendung trennt den Stapel, erkennt die Belegart und ordnet jeden Beleg dem Lieferanten und der Bestellung zu.
E-Rechnungen direkt übernehmen
Kommt eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung, liest die Anwendung den Datensatz statt des Bildes. Dort gibt es nichts zu raten, und für diese Belege fallen keine Gebühren des KI-Anbieters an.
Unsicheres zur Prüfung vorlegen
Ein verwischtes Feld, eine handschriftliche Ergänzung, eine unsichere Trennung: Was die Anwendung nicht sicher liest, legt sie mit der Stelle im Beleg zur Prüfung vor. Wie oft sie bei Ihren Belegen richtig liest, zeigt vorher die Probe an etwa 50 eigenen Belegen; wie wir das messen, steht bei der KI-Entwicklung.
Übergabe an DATEV oder Lexware
Geprüfte Belege gehen mit den ausgelesenen Feldern an Ihre Buchhaltung, etwa an DATEV oder Lexware, oder an Ihr ERP. Wie das im Einzelnen läuft, steht bei der Anbindung an ERP und Buchhaltung.

Rechenweg

Was der Abgleich von Hand im Jahr kostet

Eine Rechnung mit offenen Annahmen, keine Messung. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen wir sie im Erstgespräch nach.

Annahme

Wert

Woher die Zahl kommt

Eingangsrechnungen am Tag

angenommen; Ihre Zahl kennt die Buchhaltung

Abgleich von Hand je Rechnung

6 Min.

Bestellung und Lieferschein heraussuchen, Mengen und Preise vergleichen

Prüfen je Rechnung danach

1 Min.

im Schnitt; nur Abweichungen und unsichere Felder ansehen

Ersparnis im Jahr

≈ 460 Std.

25 Rechnungen × 5 Min. × 220 Arbeitstage

Nicht eingerechnet: die Zeit, die eine erst bei der Monatsabstimmung entdeckte Abweichung kostet.

Ablauf und Preis

Erst Ihr eigener Stapel, dann die Entscheidung

Den Festpreis für den Einbau erhalten Sie nach der Probe, vor Arbeitsbeginn. Er hängt vor allem an der Zahl der Belegarten, an der Zahl der Lieferanten mit eigenem Rechnungsbild und an der Übergabe an Ihre Buchhaltung.

Erstgespräch

Ihr Aufwand: 30 Minuten · kostenlos

Sie schildern, wie Belege bei Ihnen hereinkommen und wo heute abgeglichen wird. Sie erfahren, welcher Teil sich zuerst lohnt und welche Belege wir für die Probe brauchen.

Probe mit Ihren Belegen

Ihr Aufwand: etwa 50 Belege · ab 2.400 €

Rechnungen und Lieferscheine aus einem gewöhnlichen Monat, gern auch die schwierigen. Sie sehen je Feld, was richtig gelesen wurde und wo die Anwendung unsicher war, und was ein Beleg laufend kosten würde.

Endpreise, kein Umsatzsteuerausweis (Kleinunternehmer nach § 19 UStG).

Einbau mit Abgleich

Ergebnis: geprüfte Belege in Ihrer Buchhaltung

Auslese, Abgleich und Übergabe laufen in Ihrem Alltag, Ihr Team klärt die Abweichungen. Wir messen, wie lange ein Beleg vorher und nachher dauert. Bleibt die Ersparnis aus, bauen wir die Funktion ohne weitere Kosten wieder aus.

Weitere Belegarten

Eigener Festpreis je Stufe

Gutschriften, Auftragsbestätigungen, Reisekostenbelege: Jede weitere Belegart ist eine abgeschlossene, nutzbare Stufe. Nach jeder entscheiden Sie neu.

Fragen

Häufige Fragen zum Auslesen von Belegen

Macht die E-Rechnung das Auslesen überflüssig?

Nur zum Teil: Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD übernimmt die Anwendung direkt, alles andere muss weiter ausgelesen werden. Empfangen können müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ihre Lieferanten dürfen aber noch bis Ende 2026 Papier oder einfache PDFs schicken, kleinere mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Auch danach bleiben Lieferscheine, Rechnungen aus dem Ausland und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € zum Auslesen, und den Abgleich mit Bestellung und Lieferschein nimmt Ihnen keine E-Rechnung ab. Was für Ihren Betrieb im Einzelnen gilt, klärt Ihre Steuerberatung. (Stand: Oktober 2026)

Darf das Papier nach dem Scannen weg?

In der Regel ja: Buchungsbelege dürfen als Scan aufbewahrt werden, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und während der ganzen Frist lesbar bleibt. Die Frist für Buchungsbelege beträgt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre statt zehn. Wie gescannt, geprüft und abgelegt wird, beschreiben Sie dafür in einer Verfahrensdokumentation; Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz bleiben im Original. Ob Ihr Verfahren genügt, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab. (Stand: Oktober 2026)

Was passiert, wenn die Anwendung falsch liest?

Ein Lesefehler fällt in der Regel vor der Buchung auf: Unsichere Felder legt die Anwendung Ihrem Team vor, und der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein zeigt, wenn eine gelesene Zahl nicht passt. Was Ihr Team korrigiert, kommt in den Prüfsatz, an dem jede neue Fassung gemessen wird. Wie oft die Auslese bei Ihren Belegen stimmt, sehen Sie in der Probe, bevor Sie sich entscheiden.

Was kostet das Auslesen laufend?

Laufend zahlen Sie die Gebühren des KI-Anbieters je ausgelesenem Beleg; E-Rechnungen kosten diese Gebühr nicht, weil sie nicht ausgelesen werden. Die erwartete Höhe nennen wir nach der Probe, und wir setzen ein monatliches Limit. Läuft die Anwendung bei uns, kommt der Betrieb als monatlicher Festbetrag dazu.

Wie viele Belege gehen bei Ihnen täglich durch die Hand?

Alexander Riesenweber

Ihr Ansprechpartner · Entwicklung

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Passt dazu: KI-Entwicklung · ERP-Anbindung